Zavedení elektronické podatelny ve společnosti E.ON Česká republika, s.r.o.

Petr Vaněk

Master's thesis

Implementation of electronic registry into the company E.ON Czech republic

Abstract:

Diplomová práce se zabývá procesy spojené s příjmem a odesláním zásilek ve společnosti E.ON Česká republika s.r.o v návaznosti na efektivní průběh životního cyklu dokumentu za využití digitalizace a vytěžovaní dat. Cílem práce je vypracovat projekt "Elektronická podatelna", který lze implementovat do stávajících informačních systému společnosti a který přispěje k optimalizaci procesů na podatelně. Pro splnění cíle byla vypracována roz-sáhlá analýza současného stavu podatelen a spisové služby v E.ON ČR, na základě kterých bylo navrženo konkrétní řešení pro zlepšení. První část práce se zabývá rozborem aktuálních legislativních požadavků a teoretickým rozborem životního cyklu dokumentů, který je ve druhé části prakticky ukázán na příkladu společnosti E.ON Česká republika s.r.o. Ve druhé části práce je představena společnost E.ON Česká republika s.r.o., dále je zde popsán současný stav podatelen a procesů probíhajících v souvislosti s příjmem všech zási-lek. V analýze současného stavu jsou zjištěny problémy, které vznikají při příjmu a zpra-cování zásilek na podatelně. Na identifikované problémy jsou navržena jednotlivá řešení, která jsou v závěrečné části diplomové práce zpracována do návrhu celkového řešení. Poslední část práce představuje vlastní návrh optimalizace stávajících procesů za využití digitalizace papírových dokumentů a vytěžování dat pro automatické třídění, které napo-máhá zefektivnit stávající procesy. V této části je uvedeno konkrétní řešení, které zavádí do společnosti E.ON Česká republika s.r.o. systém, který představuje jednotné místo pro digitalizaci přijatých dokumentů a jejich následnou správou.

Abstract:

The diploma thesis deals with the processes associated with receiving and sending postal items of E.ON Czech Republic followed with the effective development of the life cycle of documents with use of the digitization and data mining. The aim is to develop the project "Electronic Registry", which can be implemented into current information systems of the company and which will contribute to the optimization of processes of the registry. To achieve this objective it was developed an extensive analysis of the current state of registry and records management system in E.ON Czech Republic. Based on analysis it was proposed a specific solution for improvement. The first part deals with the analysis of current legislative requirements and theoretical analysis of the document lifecycle, which is demonstrated on the example of E.ON Czech Republic in the second part of the thesis. In the second part there is the introduction of company E.ON Czech Republic, which is followed by description of the current state of registry and processes in relation to the rece-iving of postal items. In the analysis of the current situation there are identified issues that arise when receiving and processing postal items to the registry. To the identified problems are offered individual solutions, which are elaborated in the overall solution in the final part of the thesis. The last part is a custom suggestion of optimization of existing processes by using of digi-tizing paper documents and data mining for automatic sorting, which helps to streamline existing processes. This section describes specific solution that is introduced into the E.ON Czech Republic. The solution system provides a single place for the digitization of docu-ments received and their subsequent management.

Keywords

legislativa, příjem zásilek, Životní cyklus dokumentu, datová schránka, digitalizace

Keywords

legislation, receiving shipments, digitization, The life cycle of a dokument, data box

Language used: Czech

Date on which the thesis was submitted / produced: 24. 2. 2012

Thesis defence

• Date of defence: 27. 8. 2013
• Supervisor: Renáta Kunstová
• Reader: Tomáš Ovesný

Vysoká škola ekonomická v Praze

Master programme / field:
Aplikovaná informatika / Informační systémy a technologie