Augmenting the Project Manager: Evaluating the Efficiency, Reliability, and Risk Implications of Generative AI in Project Planning and Documentation

Ing. Meron Tadesse Asefa

Master's thesis

Abstract:

This research evaluates how Generative AI tools like ChatGPT, Gemini, and Copilot improve efficiency in project planning and routine documentation. It specifically compares these time-savings against the risks of "hallucinations" and data privacy concerns to determine if the tools are truly reliable in professional settings. Ultimately, the study aims to create a practical risk-management framework to help Project Managers use AI safely and effectively. Thesis Outline 1.Introduction 2.Thesis Aim and Methodology 3.Theoretical Part 4.Practical part 5.Results and Discussion 6.Conclusion 7.References 1. Afroogh, S. et al. (2024). Trust in AI: progress, challenges, and future directions. Humanities and Social Sciences Communications, 11(1), 1-15. DOI: 10.1057/s41599-024-02985-6. 2. Anh-Hoang, D. et al. (2025). Survey and analysis of hallucinations in large language models. Frontiers in Artificial Intelligence, 8, 1345678. DOI: 10.3389/frai.2025.1345678. 3. Aramali, V. et al. (2025). Generative AI in project management: Impacts on corporate values, employee perceptions, and organizational practices. Journal of Open Innovation: Technology, Market, and Complexity, 11(2), 100456. DOI: 10.1016/j.joitmc.2025.100456. 4. Barcaui, A. & Monat, A. (2023). Who is better in project planning? Generative artificial intelligence or project managers? Project Leadership and Society, 4, 100101. DOI: 10.1016/j.plas.2023.100101. 5. Breeze.pm (2026). AI project management statistics and trends for 2026. Available at: https://www.breeze.pm/articles/ai-project-management-statistics (Accessed: 3 March 2026). 6. Felicetti, A. M. et al. (2024). Artificial Intelligence and Project Management: An Empirical Investigation on the Appropriation of Generative Chatbots by Project Managers. Journal of Innovation and Knowledge, 9(3), 100545. DOI: 10.1016/j.jik.2024.100545. 7. Gartner (2025). AI TRiSM: Trust, Risk and Security Management. Gartner Research Report ID: G00XXXXX. Available at: https://www.gartner.com (Accessed: 3 March 2026).

Abstract:

Tato diplomová práce zkoumá vnímanou efektivitu, spolehlivost a rizikové dopady nástrojů generativní umělé inteligence v projektovém plánování a dokumentaci. Práce se zaměřuje na nástroje jako ChatGPT, Gemini a Microsoft Copilot a hodnotí jejich využitelnost a užitečnost při běžných činnostech projektového manažera včetně toho, jakou míru lidského dohledu vyžadují. Výzkum využil dotazníkové empirické šetření a sběr dat proběhl prostřednictvím strukturovaného dotazníku v Google Forms. Celkem bylo shromážděno 34 odpovědí a konečný validní vzorek tvořilo 34 respondentů se zkušeností s projektovým řízením. Zjištění ukazují, že generativní umělá inteligence je obecně vnímána jako užitečná pro zvýšení rychlosti práce, produktivity a podpory dokumentace a administrativy. Současně respondenti upozorňovali na důležitá omezení, zejména na nutnost pečlivého ověřování výstupů, riziko nepřesných nebo zavádějících informací a obavy související s důvěrností projektových dat. Výsledky naznačují, že generativní umělá inteligence může být cenným pomocníkem v projektové práci, avšak její bezpečné a efektivní využití závisí na lidské kontrole, odpovědných organizačních pravidlech a silnější ochraně důvěrnosti informací.

Keywords

efektivita, generativní umělá inteligence, projektové řízení, riziko důvěrnosti, spolehlivost

Language used: English

Date on which the thesis was submitted / produced: 15. 5. 2026

Thesis defence

• Date of defence: 2. 6. 2026
• Supervisor: Ing. Tereza Otčenášková, BA, Ph.D.

University of Hradec Králové

Faculty of Informatics and Management

Master programme / field:
Information Management / Information Management