Význam migrace účetních dat při implementaci informačních systémů

Jana Singerová

Disertační práce

The importance of accounting data migration during the ERP implementation

Anotace:

Účetnictví je dnes standardně vedeno pomocí informačního systému, který slouží k naplnění základní povinnosti účetní jednotky vztahující se k účetnictví. Pořízení informačního systému představuje pro účetní jednotku významnou investici. Důvody pro pořízení dělíme na externí (rozšíření funkčnosti) a interní (nové požadavky na funkčnost). I přes vysokou vstupní investici více než 40 % implementací překročí finanční nebo časový rámec, což vede ke zhoršení kvality výstupu. Při implementaci je třeba zajistit návaznost účetních knih, přenést data kmenová i transakční a tím zajistit soulad účetních výkazů se zákonnou regulací. Migrace dat je uváděna jako jeden ze základních kritických faktorů, přesto jí není často věnována dostatečná pozornost. Eliminaci chyb z migrace dat napomáhá audit implementace, při kterém je třeba vzít v úvahu změnu zpracování účetních operací. Audit ERP systémů je specifický v tom, že vyžaduje znalosti oblasti účetnictví i oblasti IT. K zajištění úspěšné implementace v souladu s cílem, je možné definovat kritické faktory úspěchu, členěné na strategické a taktické. Mezi nejčastější CSF patří komunikace, podpora vrcholového managementu, přizpůsobení podnikových procesů a migrace dat.Ze zpracovaného dotazníkového šetření v české výrobní společnosti, ve které došlo v letech 2014-2016 k implementaci SAP Business One vyplývá, že z pohledu kritických faktorů úspěchu jsou nejdůležitější dodržení projektového plánu, spolupráce mezi odděleními, komunikace mezi centrálou a dceřinou společností a podpora managementu. Oblast migrace kmenových a transakčních dat byla identifikována pro budoucí implementaci v mateřské společnosti jako velmi kritická. V oblasti kmenových dat byl jako neužší místo identifikován čas potřebný na přípravu a čistění dat. Rozsah dat nebyl významný. Data bylo možné, až na jeden případ, čerpat z původních systému. V oblasti transakčních dat byla identifikována jako problematická doba potřebná na přípravu a extrakci dat z původních systému a množství modifikací dat. Obvyklá doba pro přípravu dat se pohybovala v rozmezí 2-4 měsíce. Výsledky dotazníkového šetření byly použity při vytváření strategie v mateřské společnosti pro projekt implementace ERP systému zahrnujícího všechny klíčové procesy ve společnosti.Oblast dalšího výzkumu se bude soustředit jednak na vyhodnocení probíhající implementace v mateřské společnosti, jednak na výzkum podobných projektů v jiných společnostech.

Abstract:

Information systems are nowadays a standard way to processed accounting and serves to meet the accounting entity's primary accounting duties. The acquisition of the information system represents a significant investment for the entity. The reasons for the acquisition are divided into external (functionality extension) and internal (new functionality requirements). Despite a high initial investment, more than 40% of implementations exceed the financial or timeframe, resulting in a deterioration in output quality. In the implementation phase, it is necessary to ensure the continuity of accounting books, to transfer both master and transactional data, thereby ensuring the compliance of accounting statements with statutory regulation. Data migration is recognized as one of the key critical factors, nevertheless is not paid enough attention to it. Elimination of data migration errors is aided by an implementation audit that takes account of the change in the processing of accounting operations. The specificity of the audit of ERP systems is in requiring knowledge of both accounting and IT. To ensure successful implementation in line with the objective, it is possible to define critical success factors, broken down into strategic and tactical. The most common CSFs include communications, top management support, business process customization, and data migration.From the questionnaire survey conducted in the Czech manufacturing company, where the SAP Business One implementation took place in the years 2014-2016, as a most important critical success factors were identified the cooperation between departments, the communication between the head office and the subsidiary and the management support. The migration of master and transaction data has been identified as critical for future implementation in the parent company. In the part relating to the master data, the time needed to prepare and clean the data was identified as the most critical. The volume of data was not significant. Data was possible, except for one case, to extract from the original systems. In the part relating to the transactional data, it was identified as the problematic time needed to prepare and extract data from the original system and the amount of data modifications. The usual time to prepare data ranged from 2-4 months. The results of the questionnaire survey were used in creating a strategy in the parent company for an ERP system implementation project involving all the key processes in the company. The area of further research will focus on evaluating ongoing implementation in the parent company.

Klíčová slova

účetní systémy, migrace dat, ERP implementace

Keywords

ERP implementation, data migration, accounting systems

Jazyk práce: čeština

Datum vytvoření / odevzdání či podání práce: 1. 1. 2016

Obhajoba závěrečné práce

• Obhajoba proběhla 3. 9. 2018
• Vedoucí: Ladislav Mejzlík
• Oponent: Vladimír Králíček, Richard Drechsler

Vysoká škola ekonomická v Praze

Doktorský studijní program / obor:
Finance a účetnictví / Účetnictví a finanční řízení podniku