Software asset management in a Large (Academic) Organization

Mgr. Martin Jakubička

Advanced ('rigorózní') thesis

Abstract:

Správa softwarového majetku (SSWM) je nezbytnou součástí správy majetku organizace. Přináší ovšem řadu vážných problémů, které nejsou vidět v jiných oblastech správy aktiv. Ačkoli může být na SSWM často přehlížena jako „prostý management“, jsem přesvědčení, že návrh a vývoj pokročilých systémů SSWM představuje komplexní, netriviální problém, hluboké porozumění, pečlivou analýzu a široký přehled v mnoha oblastech IT, práva a managementu. Složitost SSWM na univerzitách - tedy v organizaci zaměřené na výzkum a vzdělávání, která je velká a různorodá - je ještě vyšší, pokud jsou všechny aspekty hnané do extrému: správnost evidence, složitost IT infrastruktury, široké portfolio softwaru, specifické postavení akademiků (odlišné od zaměstnanců v podnikatelské sféře nebo ve státní správě. Dalším významným problémem pro SSWM je virtualizace (cluster /cloud). Jedná se o jednu z nejrychleji se rozvíjejících technologií v posledních letech. V posledních měsících zájem firem o zavádění Cloud computingu rychle roste. Dle analytiků bude trh v následujících letech růst a Cloud computing má před sebou slibnou budoucnost. Přesun od tradičního softwarového modelu způsobí, že správa licencí bude ještě těžší. Většina tradičních softwarových nástrojů pro správu licencí není dosud připravena, aby mohla současně a komplexně podporovat správu licencí v běžném i virtuálním prostředí. Většina z nich totiž využívá modul pro skenování PC, který poskytuje komplexní podporu pro software nainstalovaný v tradičním prostředí a lze také identifikovat přítomnost každé licence virtuálního serveru. Nicméně, není schopen detekovat software ve virtuálním prostředí. Nejprve bychom tedy chtěli navrhnout SSWM metodiku pro velké organizace (akademického typu), navrhnout a implementovat systém, který bude v souladu s navrženou metodikou. Poté systém rozšířit o podporu speciálních typů akademických licencí a správu softwarových licencí ve virtuálních prostředích.

Abstract:

Software asset management (SAM) does not only represent an inevitable part of organization's asset management but brings many serious aspects and issues not seen in other domains of asset management. Though it might be often overlooked as a "plain management" task by computer science researchers, we believe that design and development of advanced SAM systems represent a complex, nontrivial problem demanding a deep understanding, a careful analysis, and a broad overview in many areas of IT, law, and management. The complexity of SAM at universities - i.e. in statutory organizations aimed at research and education, large and heterogeneous - is even higher since every aspect is taken to extreme: correctness of the evidence, complexity of the IT infrastructure, manifold software portfolio, specific position of (particularly higher-ranked) academics, different from employees in the business sector but also incomparable with government and public administration sectors. Another significant issue for SAM is virtualization (cluster or cloud). It is one of the most rapidly adopted technologies in recent years, and for good reason. In recent months, interest of companies in cloud computing has increased rapidly. In subsequent years, the market continues to grow, and Cloud computing has a promising future ahead according to analysts. The shift from traditional software model to the network will cause the license administration even more difficult. Most traditional software license management tools have not yet evolved to the point where they can simultaneously and comprehensively support licensing schemes for both virtualized and non-virtualized environments. Most of them use inventory tool which offers comprehensive support for software installed in traditional non-virtualized environments and can identify the presence of every virtual server license. However, it is not able to detect software installed in virtualized environments. Firstly, we would like to suggest SAM methodology for academic environment, design and implement SAM system which complies with the methodology. Afterwards, the system will be extended – special types of licenses occurred in academic environment will be supported. Next, we would like to solve managing of software licenses at virtual environments. At present, it is very difficult to check the current state of installed software across the entire organization in which is not only used the traditional software model.

Keywords

software asset management, license, methodology, model, virtual environment

Language used: English

Date on which the thesis was submitted / produced: 14. 11. 2011

Thesis defence

• Date of defence: 10. 1. 2012
• Reader: doc. Ing. Jan Staudek, CSc., doc. Ing. Ivana Rábová, Ph.D.

Masaryk University

Faculty of Informatics

Advanced ('rigorózní řízení') programme / field:
Applied Informatics / Applied Informatics