Elektronické skartační řízení

Renata Dymešová

Bachelor's thesis

E-shredding - electronic shredding process

Abstract:

Jedním ze současných a často diskutovaných témat, které je velmi důležité při správě elektronických dokumentů v rámci ukončení jejich životního cyklu, je elektronické skartační řízení. Současná postupující digitalizace spisových služeb s sebou přináší tento nevyhnutelný proces pro všechny původce, kteří vedou spisovou službu v elektronické podobě.Cílem této práce je analýza a zhodnocení elektronického skartačního řízení se zaměřením na veřejnou správu v ČR. Práce se zabývá procesem elektronického skartačního řízení z technického, organizačního a legislativního hlediska. Stěžejní částí závěrečné práce je vytvoření případové studie elektronického skartačního řízení v systému Munis na vybraném městském úřadě. Výstupem případové studie bude i vyhodnocení silných a slabých stránek elektronického skartačního řízení a připravenost vybraného městského úřadu na elektronické skartační řízení.Práce přibližuje samotný proces elektronického skartačního řízení v elektronickém systému spisové služby, kde dochází k výběru dokumentů, u kterých uplynula skartační lhůta, a jsou určeny k výběru archiválií ve skartačním řízení. Pokračuje tvorbou SIP balíčků a jejich prvotní kontrolou prostřednictvím validátoru přístupného přes web Národního digitálního archivu (součást Národního archivu) a následně stěžejní kontrolou SIP balíčků v testovacím prostředí Národního archivního portálu. Takto provází celým procesem elektronického skartačního řízení včetně tzv. přejímky archiválií až k jejímu potvrzení úspěšného přenosu dat do Národního digitálního archivu.Závěrem se dá konstatovat, že přílišný strach z elektronického skartačního řízení je bezdůvodný. Samozřejmě dlouhá cesta ještě čeká nejenom veřejnoprávní původce používající k evidenci dokumentů elektronický systém spisové služby, ale i tvůrce systémů a archiváře. Jedná se o nový proces, který vzbuzuje mnoho emocí a jako vše nové je přijímán spíše s nedůvěrou. V současné době jde skutečně o proces komplikovanější, ale určitě ne nemožný a do budoucna se dá hodnotit jako krok správným směrem.

Keywords

ESSL, NS ESSS, Elektronické skartační řízení, Národní archivní portál

Language used: Czech

Date on which the thesis was submitted / produced: 6. 5. 2019

Thesis defence

• Date of defence: 3. 6. 2019
• Supervisor: Ing. Monika Borkovcová, Ph.D.
• Reader: Tomáš Lechner

University of Hradec Králové

Faculty of Arts

Bachelor programme / field:
Technická podpora humanitních věd / Počítačová podpora v archivnictví