Agile change management as a potential answer to handle the requirements for change management in a dynamic business environment

Elena Julia Grocholski

Doctoral thesis

Agilní řízení změn jako potenciální odpověď na zvládnutí požadavků řízení změn v dynamickém podnikatelském prostředí

Abstract:

Mnoho známých a hojně používaných přístupů k řízení změn je založeno na koncepcích stability a kontrolovatelnosti. Dnešní realita však vypadá jinak než v minulosti. Podnikatelské prostředí je vysoce dynam-ické a komplexní, i blízká budoucnost je značně nepředvídatelná a cykly změn jsou kratší než kdy dříve. V této souvislosti se zdá, že konvenční přístupy k řízení změn stále více narážejí na své limity a pro podniky je ob-tížné změny úspěšně řídit. Zároveň je stále důležitější rychlá adaptace a další rozvoj, aby bylo možné dosáhnout úspěchu v rychle se měnících podmínkách a dlouhodobě obstát v konkurenci. Přesto je zřejmý nedostatek přístupů k tomu, jak lze úspěšně řídit změny v dynamickém podnikatelském prostředí. K vyřešení tohoto problému je nejprve nutné odpovědět na otázku, jak vypadají požadavky na řízení změn v době vysoké dynamiky. Pro začátek byla tato otázka zkoumána kvalitativní analýzou literatury podle Mayringa. V dalším kroku byl proveden online průzkum s 321 zaměstnanci a vedoucími pracovníky převážně hierarchických a agilních organizací, aby se výsledky ověřily a doplnily o kvantitativní údaje. Vzhledem k tomu, že pojem "agilní řízení změn" se v odborné literatuře a odborných kruzích používá stále častěji, bylo cílem druhého kroku výzkumu zjistit, jak může řízení změn těžit z agility a zda zde může být agilní řízení změn odpovědí. K výzkumu této otázky pomohlo mimo jiné 30 polostrukturovaných expertních rozhovorů. Výsledky studie potvrdily, že řízení změn se musí změnit, aby i nadále přinášelo přidanou hodnotu. Podle zjištění by řízení změn nemělo být řízeno pouze managementem, ale mělo by být silně participativní. Kromě toho by mělo být kontinuálním procesem a mělo by probíhat v krátkých, opakujících se cyklech. Důležité je experimentování, rychlost a flexibilita, stejně jako vysoká míra transparentnosti a otevřená komunikace. Vzhledem k rostoucí nejistotě by dnešní řízení změn mělo také věnovat větší pozornost nabídce stability a bezpečnosti. Výsledky dále ukazují, že agilní řízení změn může splnit mnoho z těchto kritérií a nabídnout realistickou reakci na současnou dynamiku podnikatelského prostředí. Zatím však není široce využíváno, zejména v neagilních organizacích. Přestože některé aspekty jsou již součástí jiných přístupů, může řízení změn z agility hodně vytěžit, zejména pokud jde o samoorganizaci, iteraci a experimentování. Agilní řízení změn je v zásadě vhodné i v konvenčnějších, hierarchických rámcích. Je však třeba zvážit některé podmínky a několik faktorů specifických pro organizaci, projekt a kontext, které hovoří spíše ve prospěch jeho využití. Například kompatibilita agility v organizaci, vysoký stupeň komplexnosti projektu změny nebo poměrně nekonkrétní cílový obraz, jako je tomu v případě změn myšlení a kultury nebo vývoje k organizaci schopnější VUCA. Jelikož se zdá, že i konvenčnější přístupy mají stále své oblasti uplatnění, doporučuje se kontextově specifická, chytrá kombinace agilních a konvenčních přístupů k řízení změn.

Abstract:

Many well-known and widely-used change management approaches are based on concepts of stability and controllability. However, today's reality looks different from the past. The business environment is highly dynamic and complex, even the near future is quite unpredictable, and change cycles are shorter than ever. In this context, conventional change management approaches seem to increasingly reach their limits, and companies find it difficult to manage change successfully. At the same time, fast adaptation and further development are becoming more and more important to achieve success under the rapidly-changing conditions and hold one's own against the competition in the long term. Yet, there is an obvious lack of ap-proaches to how change management can be successful in a dynamic business envi-ronment. To solve this problem, it is first necessary to answer the question of what the requirements for change management look like in times of high dynamics. To begin with, this question was examined with a qualitative literature analysis accord-ing to Mayring. In the next step, an online survey with 321 employees and executives from mainly hierarchical and agile organisations was conducted to verify and sup-plement the results with quantitative data. As the term “agile change management” is increasingly used in scientific literature and professional circles, the second step of the research aimed to determine how change management can benefit from agil-ity and whether agile change management can be an answer here. Among others, 30 semi-structured expert interviews helped to research this question. The results of the study confirm that change management must change to continue to add value. According to the findings, change management should not be driven by management alone but rather be strongly participatory. Furthermore, it should be a continuous process and take place in short, iterative cycles. Experimentation, speed and flexibility are important, as well as a high degree of transparency and open com-munication. Due to the increasing uncertainty, change management to-day should also pay more attention to offering stability and security. The results furthermore show that agile change management can meet many of these criteria and offer a re-alistic response to current dynamics in the business environment. However, it is not yet widely used, particularly in non-agile organisations. Even though some aspects are already part of other approaches, change management can benefit a lot from agility, especially in terms of self-organisation, iteration and experimentation. Agile change management is in principle suitable, even in more conventional, hierarchical frameworks. However, there are some conditions to consider and several organisa-tion-, project- and context-specific factors that speak more in favour of its use. For example, the compatibility of agility in the organisa-tion, a high degree of complexity in the change project, or a rather unspecific target picture, as is the case with mind-set and culture changes or the evolution to a more VUCA-capable organisation. As more conventional approaches also still seem to have their areas of application, a context-specific, clever mixture of agile and con-ventional change management ap-proaches is recommended.

Keywords

nejistota, Řízení změn, organizační rozvoj, agilní řízení změn, agilita, dynamika, složitost, VUCA-svět

Keywords

Organisational Development, Agile Change management, Agility, Dynamics, Complexity, Uncertainty, VUCA-World, Change Management

Language used: English

Date on which the thesis was submitted / produced: 4. 5. 2022

Thesis defence

• Date of defence: 9. 12. 2022
• Supervisor: doc. Ing. Hana Stojanová, Ph.D.
• Reader: Tomáš Macák, Ph.D., doc. Ing., Zuzana Kapsdorferová, externi, Jaroslav Vrchota, externi

Mendel University in Brno

Faculty of Business and Economics

Doctoral programme / field:
Economics and Management / Business Economics and Management