Projekt správy dokumentů ve vybrané veřejnoprávní instituci

Bc. Daniela Machalová

Master's thesis

Project of Document Administration in a Selected Public Institution

Abstract:

Předmětem mé práce je analýza stávajícího způsobu správy dokumentů ve vybrané veřejnoprávní instituci a zhodnocení jejího možného dalšího vývoje v podmínkách současných legislativních změn, které přejí digitalizaci dokumentů. Vybranou veřejnoprávní institucí je Úřad pro zastupování státu ve věcech majetkových. V první, teoretické části, jsou popsána východiska, ze kterých musí Úřad při správě svých dokumentů vycházet: 1) popis předmětu činnosti a základní přehled právních předpisů, kterými je Úřad při své činnosti vázán, 2) přehled předpisů, kterými je Úřad vázán z hlediska účetnictví, 3) přehled předpisů a základních stanovených postupů pro výkon vlastní správy dokumentů. V druhé, praktické části, je provedena komparace předpisů a praxe Úřadu v oblasti správy dokumentů, a to jak vzhledem k současně platným předpisům, tak vzhledem k jejich plánované novelizované úpravě. Postupováno je od technického zajištění, přes příjem, rozdělování, vyhotovování, schvalování, odesílání a uložení dokumentů po fázi skartace a výběr archiválií. Formou SWOT analýzy jsou hledány možnosti dalšího rozvoje. Tyto možnosti jsou dále posouzeny z hlediska jejich vhodnosti pro praxi v Úřadu. V závěru práce jsou formulovány výsledky z provedeného šetření.

Abstract:

The subject of my work is an analysis of the current method of document management in a selected public institution and evaluation of its potential further development under conditions coinciding with current legislative changes, which call for digitalisation of documents. The Office for Government Representation of the State in Property Affairs is the selected institution. The first and theoretical part describes the perspectives that the Office must take into consideration during document management: 1) a description of the subject of activities and a basic overview of legislation by which the Office is bound during its activities, 2) an overview of accounting legislation by which the Office is bound, 3) an overview of legislation and basic set procedures for document management. In the second and practical part, a comparison has been made of legislation and the Office's experience with document management, both with consideration for currently valid legislation and with consideration for planned legislative amendments. This approach spans from technical assurance to receipt, division, production, approval, sending and saving of documents after the shredding phase and selection of archived documents. Possibilities for further development are sought via a SWOT analysis. These possibilities are also further assessed from the point of view of their suitability for experience in the Office. In conclusion, results of the conducted examination are formulated.

Keywords

Dokument, doručování, schvalování, autorizovaná konverze dokumentů, účetní doklad, archiv, archivace, spisová služba, elektronický systém spisové služby, finanční kontrola, skartační řízení, Document, forwarding, approval, authorised conversion of documents, accounting document, archive, archiving, file service, electronic system of file service, financial auditing, shredding process

Language used: Czech

Date on which the thesis was submitted / produced: 18. 4. 2012

Thesis defence

• Date of defence: 8. 6. 2012
• Supervisor: PaedDr. Bohumír Brom
• Reader: Ing. Jitka Pěkná

University of Finance and Administration

Master programme / field:
Economic Policy and Administration / Public Administration