Implementace produktu Alfresco v malé firmě

Štěpán Čech

Master's thesis

Implementation of product Alfresco in a small firm

Abstract:

Diplomová práce pojednává o problematice implementace systému pro správu dokumentů (DMS) v malé firmě, ve které již čtvrtým rokem pracuji na pozici informačního technika. Cílem diplomové práce je implementace konkrétního produktu DMS, kterým je open source systém Alfresco. Samotnému projektu implementace předchází etapa analýzy stavu firmy -- analýza procesů, analýza relevantních dokumentů a analýza ekonomické situace firmy. Během této analýzy byla zjištěna řada nedostatků v pracovních činnostech jednotlivých zaměstnanců, které je nutné za pomoci zaváděného systému minimalizovat, či eliminovat. V rámci popisu jednotlivých etap projektu zavádění produktu Alfresco se především zaměřuji na fáze analýzy a návrhu řešení, implementace, customizace a provozu. Během zmíněných etap je navrhnuta nová struktura některých procesů, včetně změny organizační struktury firmy, jsou popsány základní funkce systému Alfresco a také je definován základní rámec pravidel, jak systémem Alfresco v konkrétních případech používat. V závěru práce je uvedeno zhodnocení, zda-li je vhodné v malé firmě nasazovat tento typ software a je diskutován dopad implementace na firmu po tříměsíčním používání systému Alfresco.

Abstract:

The thesis is concerned with the implementation of a document management system (DMS) in a small firm where I've been working for almost 4 years as an information technician. The aim of the thesis is to implement the particular DMS product that is in this case an open system Alfresco. The project of the implementation itself is preceded by the firm analysis phase that includes a process analysis, an analysis of relevant documents as well as an economic analysis. Through this analysis series of inadequacies in work activities of individual employees were recognized and these are aimed to be minimized or eliminated with the help of the Alfresco system implementation. Within the scope of project stages description concerning the implementation of the Alfresco the thesis is focused especially on the analysis phases and solution design, the implementation, the customization and finally the operation. Throughout the above mentioned stages a new structure of some processes is suggested, including a change of the firm organization structure, furthermore basic functions of Alfresco system are described and a fundamental rules framework is defined to know how to use the Alfresco system in concrete cases. The end of the thesis contains an evaluation whether to apply the Alfresco system in a small firm or not and further a three-month's testing period and its influence on the firm is being discussed.

Keywords

implementace, procesní analýza, Systém pro správu dokumentů, produkt Alfresco

Keywords

Process analysis, Document management system, Product Alfresco, Implementation

Language used: Czech

Date on which the thesis was submitted / produced: 29. 9. 2009

Thesis defence

• Date of defence: 7. 6. 2010
• Supervisor: Renáta Kunstová
• Reader: Helena Benáčanová

Vysoká škola ekonomická v Praze

Master programme / field:
Aplikovaná informatika / Informační systémy a technologie