Aplikace a automatizace business procesů pro management kontraktů

Petr Jedlička

Master's thesis

Application and automation of business processes for contract management

Abstract:

Automatizace procesů a zjednodušení práce zaměstnanců uvítá snad každý zaměstnavatel. Přináší to větší efektivitu a s tím spojený vyšší zisk, či vyšší spokojenost zaměstnance, což v konečném důsledku firmě přinese své ovoce. Tato diplomová práce se bude zabývat vývojem praktického řešení aplikace a automatizovaných toků realizované v BI oddělení ve středně velikém týmu. Aplikace bude vytvořena v nástroji Power Apps a automatizované toky realizované v Power Automate, dříve také známý jako Microsoft Power Flows. Pomocí zmíněného nástroje Power Automate se podařilo automatizovat procesy v rámci kontrakt managementu v korporátu v rámci nových a starých kontraktů se zákazníky. Jedná se o vylepšení dosavadního komplexního řešení celého procesu zadávání, podpisu a kontroly nových a stávajících kontraktů spojené s jejich následnou vizualizací. Tento End-To-End proces mezi businessem začíná vyjednáváním mezi KAM (Key Account Manager) a zákazníkem. Poté následuje automatizace procesu – zpracování spolu s podpisovým pracovním postupem až po zadání zpátky do účtovacích a controlling nástrojů. Následuje reporting pro finanční oddělení, kde finanční management vidí z těchto nashromážděných dat, kolik má tento fiskální rok bilanci v eurech a dolarech na základě reportů v Power BI. Práce se tak skládá ze čtyř částí. První část je teoretického rázu pro ujasnění definic a obecně lepšího pochopení celého procesu. Druhá část pak následně popíše předchozí řešení. Třetí část pak představí nové vylepšené řešení, a jak jej bylo dosaženo. Finální čtvrtá část pak porovnává předchozí řešení s novým řešením se zaměřením na jejich výhody a nevýhody.

Abstract:

Automation of processes and simplification of employees' work is welcomed by almost every employer. It brings greater efficiency and the associated higher profit, or higher employee satisfaction, which will ultimately bring fruit to the company. This thesis will deal with the development of a practical application solution and automated flows implemented in the BI department in a medium-sized team. The application will be built in Power Apps and the automated flows implemented in Power Automate, formerly also known as Microsoft Power Flows. With the help of the mentioned Power Automate tool, it was possible to automate processes within the framework of contract management in the corporation within the framework of new and old contracts with customers. This is an improvement of the existing comprehensive solution of the entire process of entering, signing, and checking new and existing contracts, combined with their subsequent visualization. This End-To-End business-to-business process begins with a negotiation between the KAM (Key Account Manager) and the customer. This is followed by the automation of the process – processing together with the signature workflow until it is entered back into the billing and controlling tools. This is followed by reporting for the finance department, where the financial management can see from this accumulated data how much the balance in euros and dollars has this fiscal year, based on reports in Power BI. The work thus consists of four parts. The first part is of a theoretical nature to clarify the definitions and generally better understand the entire process. The second part then describes the previous solution. The third part will then present the new improved solution and how it was achieved. The final fourth part then compares the previous solution with the new solution focusing on their advantages and disadvantages.

Keywords

Automatizace, Aplikace, Automatizovaný tok, Kontrakt

Keywords

Automation, Application, Automated flow, Contract

Language used: Czech

Date on which the thesis was submitted / produced: 28. 4. 2024

Thesis defence

• Date of defence: 7. 6. 2024
• Supervisor: Pavel Sládek
• Reader: Lukáš Palm

Vysoká škola ekonomická v Praze

Master programme:
Data a analytika pro business