Modulární návrh Informačního systému pro digitalizaci a správu dokumentů DMS

Bc. Petr Süč

Bachelor's thesis

Modular design of Information system for digitization and document management DMS

Abstract:

Bakalářská práce se zabývá návrhem Modulárního informačního systému pro digitalizaci a právu dokumentů v DMS (systém pro archivaci a zprávu dokumentů). Teoretická část prochází základními pojmy včetně historického vývoje od papírového archivnictví po moderní přístupy práce s dokumenty a odklon od papírové formy včetně převodu popisných metadat do databázové podoby pro snadnější zpracování dokumentů, napojení na podnikové informační systémy. V praktické části je důraz zaměřen na návrh modulů, umožňujících práci s dokumenty v elektronické formě. Navrhované moduly kopírují potřebné podnikové procesy a oběh dokumentů. Návrh umožní modulární pohled na nutné funkce pro přechod na bezpapírovou kancelář včetně digitalizace dokumentů na vstupu ve formě papírové dokumentace. Nejdůležitější funkcí modulárního návrhu je napojení pomocí API (programovatelné komunikační rozhraní) rozhraní na podnikové systémy pro sdílení dokumentů a předávání vytěžených dat, respektive metadat. Návrh umožňuje základní správu dokumentových procesů od vzniku, přijetí dokumentu, zpracování, odeslání, elektronické podepisování, kontrola GDPR požadavků, předávání metadat do ERP (plánování výrobních zdrojů) a jiných systémů včetně správy uživatelů a sledování elektronického toku dokumenty napříč procesy a podnikem ve formě pracovního procesu a elektronického oběhu dokumentů za pomocí WF (pracovní proces).

Abstract:

The bachelor's thesis deals with the design of the Modular Information System for Document Digitization and Management in DMS (System for Archiving and Document Management). The theoretical presents basic concepts, including historical developments from paper archiving to modern approaches of working with documents and a shift away from the paper form, including the conversion of descriptive metadata into a database form for easier document processing, connection to company information systems. In the practical part, the emphasis is put on the project of modules enabling work with documents in the electronic form. The proposed modules copy the necessary company processes and document circulation. The project will provide a modular view of the functions needed to transition to a paperless office, including digitizing input documents in the form of paper documentation. The most important function of modular design is connected through an API (programmable communication interface) interface to corporate systems for document sharing and transmission of processed data or metadata. The design enables basic management of document processes from the formation, receipt of the document, processing, sending, electronic signing, checking GDPR requirements, transferring metadata to ERP (planning of production resources) and other systems, including user management and monitoring of electronic document circulation across processes and business in the form of a working process and electronic document flow (WF).

Keywords

Správa dokumentů, Dokument managment systém, firemní procesy, metadata, work flow, digitalizace, elektronický oběh dokumentů, Document management, Document management system, company processes, workflow, digitization, electronic document circulation

Language used: Czech

Date on which the thesis was submitted / produced: 26. 4. 2021

Thesis defence

• Date of defence: 21. 6. 2021
• Supervisor: doc. RNDr. Juraj Pančík, CSc.
• Reader: Mgr. Milan Křápek, Ph.D.

AMBIS University

Bachelor programme / field:
Economics and Management / Economics and Enterprise Management