The potential of the Common Assessment Framework to improve organizational quality in a public sector organisation

Robert Glöckl

Doctoral thesis

Abstract:

Tato disertační práce by měla povzbudit dílčí podjednotky veřejné správy k tomu, aby ve své oblasti zavedly řízení kvality. Mnozí jsou odrazováni tím, že vzhledem k přísným hierarchiím ve veřejné službě není možné nebo není dovoleno provádět sebehodnocení z vlastní iniciativy. Jiní jsou odrazováni skutečností, že v této oblasti je k dispozici příliš málo know-how a individuálních kompetencí, a nákladná externí hodnocení jsou z výše uvedených důvodů rovněž nevhodná. Tato disertační práce by měla pomoci zajistit, aby sebehodnocení, např. s použitím Společného hodnoticího rámce (CAF), a to i v případě jednorázové aplikace, může poskytnout přidanou hodnotu. Hlavní myšlenkou je realizovat opakovaná sebehodnocení za účelem identifikace zlepšení, ale i jednorázové hodnocení může poskytnout první vhled do stavu věcí a může povzbudit organizaci v další práci s tímto hodnocením. Tato individuální případová studie ukazuje silné a slabé stránky jednorázového sebehodnocení založeného na CAF bez vnější podpory provedeného v Národním kontaktním místě agentury Frontex (NFPOC), oddělení ministerstva vnitra Rakouska, a porovnává ji se stávajícími výsledky vědecké práce v této oblasti. Svými výsledky přináší disertační práce poměrně zásadní příspěvek. Na základě této výzkumné práce je možné poskytnout konkrétní doporučení administrativním odborníkům, kteří chtějí poprvé implementovat CAF ve své organizaci. Rovněž by měla povzbudit lidi, aby se pokusili zavést CAF jako formu sebehodnocení i ve specifických podmínkách, jako v případě NFPOC. Základní myšlenkou této práce je poskytnout nápady a pomoci manažerům veřejného sektoru při implementaci modelu CAF. Měla by jim také pomoci pochopit výhody implementace CAF a překážky a úskalí, kterým mohou čelit, aby byli lépe připraveni na úspěšnou implementaci CAF. Práce by je také měla povzbudit k tomu, aby se odvážili jít dál, a to i s omezenými zdroji. V rámci této práce byla zahájena, připravena a realizována implementace CAF v NFPOC. Jedná se o jednu z prvních studií, která vědecky doprovázela proces implementace CAF od začátku do konce. Stručně řečeno, lze říci, že i jednorázová aplikace přinesla organizaci určitou přidanou hodnotu. Bylo rovněž potvrzeno, že není třeba nákladných externích odborníků. Aplikace CAF poskytuje rychlý přehled, zdá se být udržitelná, snadno použitelná a zároveň iniciující kulturu změny. S pomocí dále vytvořené možnosti hodnocení (vážení dílčích kritérií) bylo možné nejen posoudit jednotlivé oblasti z hlediska jejich silných a slabých stránek, ale také to, zda jsou jednotlivé oblasti pro hodnocení vůbec relevantní. Tato doplňková možnost byla rovněž použita k analýze korelace mezi významem podkategorie a úrovní hodnocení. Váhy dílčích kritérií rovněž přispěly ke zkrácení nebo zjednodušení dotazníku CAF, aby bylo možné jej lépe přizpůsobit potřebám organizace. Poznatky získané z této studie jsou využitelné i pro podobně strukturované podoblasti veřejné správy.

Abstract:

With the help of this dissertation, sub-areas of public administration should be encouraged to establish quality management in their field. Many shy away from the fact that, due to strict hierarchies in the public service, it is not possible or al- lowed to carry out self-assessments on their own initiative. Others are discouraged by the fact that too little know-how and individual competence is available in this area, and cost-intensive external evaluations are out of the question for the rea- sons given above. This dissertation should help to ensure that self-assessments, e.g. using the Common Assessment Framework (CAF), and even if it is only a one- off assessment, can provide added value. In principle, the idea is to repeat the self- assessment in order to demonstrate the improvement, but even a one-off evalua- tion could give a first insight into the state of affairs and might encourage the or- ganization to continue working on it. This individual case study shows the strengths and weaknesses of a one-off self-assessment based on the CAF without external support carried out in the National Frontex Point of Contact (NFPOC), a department of the Ministry of Interior Austria, and compares it with existing re- sults of scientific work in this field. With its results, the dissertation is able to make a decisive contribution. On the basis of this research work it is possible to give concrete recommendations to ad- ministrative practitioners when they want to implement CAF in their organization for the first time. Finally, it should encourage people to try to implement the CAF as a form of self-assessment even under limited circumstances like in the NFPOC. The basic idea of this work is to provide ideas and help to public sector managers in implementing the CAF model. It should also help them to understand the bene- fits of a CAF implementation and the obstacles and barriers they may face in order to be better prepared for successful CAF implementation. The work should also encourage them to dare to go beyond, even with limited resources. As part of this work, the implementation of the CAF was initiated, prepared and implemented in the NFPOC and constantly monitored. This is one of the first stud- ies that scientifically accompanied a CAF implementation process from start to fin- ish. In summary, it can be said that even the one-time application brought a certain added value to the organization. It was also confirmed that there is no need for cost-intensive external experts. The application of the CAF provides a quick over- view, it seems to be sustainable, easy to apply and somehow initiates a culture of change. With the help of an additional developed evaluation option (weighting of sub-criteria), it was possible not only to assess individual areas in terms of their strengths and weaknesses, but also whether the individual areas in question were relevant to the evaluation at all. This supplementary option was also used to ana- lyze the correlation between the importance of a subcategory and the level of valu- ation. The additional evaluation option could also be used to shorten or simplify the CAF questionnaire in order to better adapt it to the needs of the organization. The insights gained from this study allow conclusions to be drawn for at least simi- larly structured sub-areas of public administration.

Keywords

veřejný sektor, sebehodnocení, společný hodnotící rámec, kvalita, management

Keywords

quality, management, public-sector, self-assessment, common assessment framework

Language used: English

Date on which the thesis was submitted / produced: 3. 2. 2021

Thesis defence

• Supervisor: doc. Ing. Pavel Žufan, Ph.D.
• Reader: Helena Chládková, doc. Ing., Ph.D., Ladislav Skořepa, externi, Jan Havránek, externi

Mendel University in Brno

Faculty of Business and Economics

Doctoral programme / field:
Economics and Management / Business Management and Economics